Учет горюче-смазочных материалов и их естественной убыли в бюджетном и автономном учреждении



Если у организации есть автотранспорт, то она приобретает бензин для его эксплуатации. Его стоимость отражают на счете 0 105 00 000 «Материальные запасы» аналитические счета 0 105 23 000 «Горюче-смазочные материалы — особо ценное движимое имущество учреждения» или 0 105 33 000 «Горюче-смазочные материалы — иное движимое имущество учреждения».

В большинстве случаев топливо покупают водители транспорта при его заправке на АЗС. В этой ситуации основанием для оприходования бензина служат авансовый отчет водителя, утвержденный руководителем учреждения, и приложенные к нему чеки ККТ, подтверждающие факт покупки.

Списание израсходованного бензина производится на основании путевого листа заправленного автомобиля в пределах установленных норм. В этом документе отражают километраж пробега транспорта, количество бензина на начало и конец поездки. Как правило, путевые листы оформляют на каждый день эксплуатации машины. Однако учреждение вправе установить для этого и более продолжительный период времени (например 7 или 10 дней).

Мнение специалиста

Списание всех видов топлива должно осуществляться исключительно на основании путевых листов, оформленных в установленном порядке. Кроме того, на основании данных документов при осуществлении контрольных мероприятий может определяться служебный характер использования автомобильного транспорта. Списание топлива производится в соответствии с Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, приведенными в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, или же в соответствии с нормами расхода, утвержденными приказом (распоряжением) руководителя учреждения.

В. Пименов, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Пример

На балансе учреждения числится легковой автомобиль. Он содержится за счет субсидии на выполнение госзадания. Для его заправки водителю выдано в подотчет 4500 руб. Водителем было приобретено 80 л топлива стоимостью 35,40 руб./л (в том числе НДС — 5,40 руб.).

В бухгалтерию представлены чеки ККТ, подтверждающие покупку бензина. Водитель предоставил путевой лист, согласно которому им было израсходовано 65 л бензина. Данная машина используется управленческим персоналом в основной деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Расход бензина произведен в пределах установленных норм.

При выдаче средств, оприходовании и списании топлива бухгалтер учреждения сделает проводки:

Дебет 4 208 34 560 Кредит 4 201 34 610

– 4500 руб. — выданы наличные денежные средства из кассы учреждения для заправки автомобиля топливом;

Дебет 4 105 33 340 Кредит 4 208 34 660

– 2832 руб. (35,40 руб./л × 80 л) — оприходован приобретенный бензин (с учетом «входного» НДС);

Дебет 4 109 80 272 Кредит 4 105 33 440

– 2301 руб. (35,40 руб./л × 65 л) — списано израсходованное топливо.

Бензин может быть списан и в результате его естественной убыли. Нормы убыли применяют лишь при выявлении фактических недостач. Они установлены приказом Минэнерго России (приказ Минэнерго России от 13.08.2009 № 364).

Потери могут быть обнаружены при приемке имущества или проведении инвентаризации. К естественной убыли не относят потери, которые возникли по следующим причинам (письмо Минфина России от 19.04.2005 № 03-03-01-04/1/195):

- нарушение требований стандартов, технических и технологических условий, правил технической эксплуатации при хранении и транспортировке;

- повреждение тары;

- несовершенство средств защиты товаров от потерь;

- состояние применяемого оборудования.

Юридические услуги в Петербурге

Также в нормах убыли не учитывают недостачи, связанные с профилактикой резервуаров, ремонтом, а также любые аварийные потери. Кроме того, нормы не применяют в отношении запасов, хранящихся в герметичной таре (запаянных с применением герметиков, уплотнений и др.), а также в резервуарах повышенного давления.

Применять нормы убыли нефтепродуктов могут далеко не все организации. Актуальны данные нормы для нефтебаз (складов, хранилищ), автозаправочных станций (автозаправочных комплексов, топливозаправочных пунктов), объектов нефтепродуктопроводного транспорта (отвода). Транспортные организации могут списывать естественную убыль бензина, если они имеют собственные емкости для его хранения и разрешение на закупку и хранение ГСМ.

Для каждого вида товаров установлены свои нормы естественной убыли. Порядок расчета этих лимитов зависит от многих факторов. Так, на величину норм естественной убыли ГСМ влияет, во-первых, то, к какой группе нефтепродуктов они относятся. Например, бензины автомобильные всех марок, а также газовый конденсат стабильный включены в 1-ю группу. Керосин для технических целей — в 3-ю, а керосины осветительные всех марок — в 4-ю. Мазуты, а также масла всех марок относятся к 6-й группе. Во-вторых, на норму естественной убыли нефтепродуктов влияет тип емкостей, в которых они хранятся. Например, выделяют: резервуар наземный стальной, наземный стальной с понтоном, заглубленный. Для некоторых видов нефтепродуктов нормы убыли установлены также и с учетом вместимости этих резервуаров (до 100 м3, от 101 до 400 м3 и т. д.).

В-третьих, на норму убыли влияет срок хранения нефтепродуктов (месяц, более месяца). В-четвертых, расчет нормы убыли зависит от климатической группы, в которой работает организация. Таких групп три. Все они перечислены в приложении № 3 к нормам естественной убыли нефтепродуктов при хранении. В частности, к 1-й группе (холодный макроклиматический район) относят Республики Саха (Якутия) и Коми, Чукотский и Ханты-Мансийский автономные округа, Красноярский и Хабаровский края, Амурскую, Магаданскую, Мурманскую и Томскую области. Ко 2-й (холодный умеренный макроклиматический район) — Республики Алтай, Бурятия, Карелия, Тыва, Башкортостан и Татарстан, Алтайский и Забайкальский края, Архангельскую, Кемеровскую, Ленинградскую, Московскую и Нижегородскую области и др. В 3-ю группу (теплый умеренный макроклиматический район) входят Республики Калмыкия, Адыгея, Дагестан и Ингушетия, Краснодарский и Ставропольский края, Волгоградская, Ростовская и Астраханская области и др.

И, в-пятых, величина нормы естественной убыли определяется в зависимости от времени года, в течение которого хранятся те или иные виды ГСМ. Выделяют два периода: осенне-зимний (с 1 октября по 31 марта) и весенне-летний (с 1 апреля по 30 сентября). При переходе из одного сезона в другой принимают большую величину убыли нефтепродукта. Если время хранения попадает на разные периоды года, потери исчисляют отдельно по каждому периоду. В случае если температура хранимого запаса нефтепродукта превышает 30 °C, то независимо от времени года применяют нормы весенне-летнего периода, увеличенные в 1,5 раза.

Определив норму естественной убыли того или иного нефтепродукта, можно рассчитать его естественную убыль. Для этого необходимо умножить данную норму (она установлена в кг/т) на массу ГСМ в тоннах. В результате получим, сколько килограммов нефтепродукта убывает в месяц естественным путем.

Пример

Учреждение ведет свою деятельность на территории Астраханской области. Организация имеет собственные емкости для хранения бензина вместимостью 500 м3 каждая. В период с 1 ноября по 31 декабря (2 мес. в осенне-зимний период) в этих емкостях хранилось 50 т топлива. В результате инвентаризации была выявлена недостача бензина в размере 45 кг. Виновник недостачи не установлен. Себестоимость 1 кг топлива равна 20 руб. Топливо приобреталось за счет субсидии на выполнение госзадания.

Рассчитаем естественную убыль топлива в пределах норм. Недостача бензина в первый месяц хранения составила:

50 т × 0,306 кг/т = 15,3 кг.

Во второй месяц хранения:

(50 т – 0,0153 т) × 0,225 кг/т = 11,25 кг.

Общее количество недостающего бензина в пределах норм естественной убыли составит:

15,3 + 11,25 = 26,55 кг.

Сверхнормативная убыль равна:

45 – 26,55 = 18,45 кг.

Стоимость убывшего бензина составила:

- в пределах норм:

26,55 кг × 20 руб./кг = 531 руб.;

- сверх норм:

18,45 кг × 20 руб./кг = 369 руб.

При списании топлива в учете учреждения делают записи:

Дебет 4 109 60 272 (4 109 70 272 ...) Кредит 4 105 33 440

– 531 руб. — списана стоимость топлива в пределах норм естественной убыли;

Дебет 2 401 10 172 Кредит 2 105 33 440

– 369 руб. — списана стоимость топлива сверх норм естественной убыли.

По материалам книги-справочника "Годовой отчет бюджетных и автономных учреждений"
под общ. редакицией В.Верещаки