Кому нужна входящая первичка



Ведение бухгалтерии даже самой небольшой фирмы или индивидуального предпринимателя – это всегда огромное количество бумаг. Причем не всегда эти документы, непосредственно связанны с отчетностью. Входящая первичка – такая же неотъемлемая часть бизнеса. Но так ли уж необходимо держать все эти тонны бумаг постоянно под рукой? И напротив, нужно ли «трясти» накладные и акты с нерадивых контрагентов, которые не слишком то стремятся их вовремя и правильно выставлять?

Когда без нее не обойтись

Первичная документация на приобретенные ценности является документальным обоснованием для того, чтобы учитывать их стоимость при расчете налоговой базы. Необходимость собирать и структурировать входящие документы продиктована статьей 252 Налогового кодекса, которая применяется и в рамках общей системы налогообложения, и «упрощенцами» с объектом «доходы минус расходы». Согласно ее положениям, обязательным условием для признания расходов при расчете налога является экономическая обоснованность учитываемых затрат и их документальное подтверждение. Понятие экономической обоснованности надо сказать довольно эфемерно, и при разумном подходе со стороны налогоплательщика его бывает довольно трудно поставить под сомнение. Куда более предметно требование документального подтверждения расходов. И именно отсутствием накладных и актов или же обнаруженными в них погрешностями инспекторы пользуются для того, чтобы снять часть налоговых расходов, и соответственно увеличить сумму бюджетных поступлений.

Первичка не нужна? Первое впечатление обманчиво

Таким образом, для коммерсантов, применяющих налоговую систему, ориентированную на учет расходов, ценность входящей первички переоценить сложно. А вот «упрощенцы», работающие по ставке 6%, при расчете налога расходы не учитывают, а также не заполняют «расходную» часть книги учета доходов и расходов. Аналогичным образом остаются невостребованными входящие документы, подтверждающие расходы в рамках применения ЕНВД. Следовательно, в таких ситуациях с точки зрения обязанностей налогоплательщика по исчислению налога отсутствие первичных документов, подтверждающих расходы, не будет являться наказуемым нарушением.

Однако не все так просто. Согласно Федеральному закону от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ с 2013 года все экономические субъекты обязаны вести бухгалтерский учет. Эта норма распространяется в том числе и на организации, применяющие УСН. Исключение составляют только частнопрактикующие лица, индивидуальные предприниматели, структурные подразделения иностранных компаний.

А основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета как раз и является так называемая первичка. Пункт 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ гласит, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Следовательно, даже применяя УСН 6%, компания обязана иметь в наличие весь пакет входящих документов, отражающих происхождение полученных товаров, услуг или работ. Хранить эти документы, кстати, необходимо в течение как минимум пяти лет после отчетного года.

Соответственно отсутствие первичных документов может подвести организацию под штраф от 10 до 30 тысяч рублей по статье 120 Налогового кодекса за грубое нарушение учета доходов и расходов. Кроме того, должностные лица данной организации несут ответственность за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов в виде штрафа в размере 2000-3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ). И даже при отсутствие ошибок в налоговой базе не будет являться смягчающим фактором. Достаточно исказить любую статью или строку бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов и вам грозит выше описанная административная ответственность.

А также…

Впрочем отнестись к входящим документам со всей серьезностью не помешает даже не ведущим бухучет индивидуальным предпринимателям на УСН 6%. Ведь даже если при подсчете налога расходы не учитываются, то это вовсе не означает что их совсем нет. И любой уважающий себя бизнесмен будет стремиться оценить собственные затраты, рентабельность коммерческого начинания, да и в конце концов правильность выбора системы налогообложения. В этой связи входящая первичка, если она каким-либо образом учитывается хотя бы для внутреннего пользования, поможет лучше оценить структуру затрат, их размеры, позволит спланировать расходы на будущие периоды.

К тому же проблема правильного и своевременного оформления первичной документации по той или иной сделке, а также ее хранения актуальна не только при общении с ИФНС и при определении расходов, но и в не меньшей степени - при возможных спорах с контрагентами в рамках гражданского законодательства.

Любая сделка, будь то продажа товаров, оказание услуг или выполнение работ – это прежде всего договор в письменной или устной форме между двумя хозяйствующими субъектами. Предмет договора и его цена относится к так называемым существенным условиям соглашения. Однако в тексте любого соглашения есть не менее важные пункты, регламентирующие порядок поставки товаров, работ или услуг и их оплаты. Подписанный договор даже по истечении срока действия еще не является подтверждением того, что сделка в реальности состоялась. Тот факт, что товары (работы, услуги) в нужном количестве и надлежащего качества переданы покупателю, и обязанности продавца на этом исполнены, свидетельствует подписанные накладные и акты. Соответственно, если сделка оплачивалась авансом, то после момента подписания документов перечисленную сумму заказчик требовать обратно уже не может. И напротив, если условия договора предполагают оплату по факту поставки, то подписанная накладная означает, что с этого момента покупатель обязан перечислить деньги продавцу, и пойти на попятную он уже не может.

В общем подводя итог, отметим: лишь на первый взгляд может показаться, что претенциозное отношении к входящей первички – это бесполезная трата сил и времени. На поверку оказывается, что цена этих усилий – не только налоговая экономия, но и стабильность в ведении бизнеса в целом. Так что недооценивать важность «этих бухгалтерских бумажек» уж точно не стоит.