Согласно разъяснениям Минфина России обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Какие именно формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению в 2013 году?
В частности, являются ли обязательными к применению формы документов по договору складского хранения, например по формам МХ-1, МХ-2, МХ-3 и другим, поскольку согласно п. 2 ст. 907 ГК РФ письменная форма договора складского хранения считается соблюденной, если его заключение и принятие товара на склад удостоверены складским документом?
Все формы первичных учетных документов утверждаются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).
Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных бланков "первички" организации могут в качестве образца использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.
Важно, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Это надо учитывать при разработке собственных бланков. При составлении форм можно также порекомендовать воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Однако при составлении собственных форм первичных документов следует учитывать разъяснения Минфина России, согласно которым обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Так, Положением о порядке ведения кассовых операций (утверждено ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П) для отражения кассовых операций предусмотрены следующие унифицированные формы:
- кассовая книга (форма 0310004);
- приходный кассовый ордер (форма 0310001);
- расходный кассовый ордер (форма 0310002);
- расчетно-платежная ведомость (форма 0301009);
- платежная ведомость (форма 0301011);
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005);
- лист кассовой книги (форма 0310004).
Поэтому применение иных форм документов для отражения кассовых операций будет расценено налоговыми органами как нарушение порядка ведения кассовых операций.
Кроме того, уполномоченными в соответствующей области органами установлены некоторые виды транспортных документов обязательных к применению.
Эти документы, в силу п. 2 ст. 785 ГК РФ, подтверждают заключение договора перевозки груза между отправителем и перевозчиком при перевозке грузов соответствующими видами транспорта.
Так, форма и порядок заполнения транспортной накладной, которой подтверждается заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом, предусмотрены Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272) (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта").
Заключение договора воздушной перевозки груза, а также принятие груза к перевозке и условия перевозки груза удостоверяются перевозочным документом - грузовой накладной (п.п. 1, 2 ст. 105 Воздушного кодекса РФ (далее - ВК РФ), п. 56 Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей" (утверждены приказом Минтранса РФ от 28.06.2007 N 82, далее - Общие правила)).
Коносамент является документом, которым могут быть подтверждены наличие и содержание договора морской перевозки груза. Кроме того, они могут подтверждаться чартером или другими письменными доказательствами. Коносамент выдается перевозчиком по требованию отправителя после приема груза для перевозки (п. 2 ст. 117, п. 1 ст. 142 Кодекса торгового мореплавания Российской Федерации от 30.04.1999 N 81-ФЗ).
При перевозках внутренним водным транспортом заключение договора перевозки груза подтверждается составленной в соответствии с требованиями правил перевозок грузов транспортной накладной и оформленными на ее основании дорожной ведомостью и квитанцией о приеме груза для перевозки (п. 2 ст. 67, п.п. 2, 4 ст. 97 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ от 07.03.2001 N 24-ФЗ).
Заключение договора перевозки груза железнодорожным транспортом подтверждается транспортной железнодорожной накладной и выданной на ее основании перевозчиком грузоотправителю квитанцией о приеме груза (ст.ст. 25, 82 Федерального закона от 10.01.2003 N 18-ФЗ "Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации").
Таким образом, транспортная накладная (наряду с коносаментом или иным документом на груз, предусмотренным соответствующим транспортным уставом или кодексом), обязательны к применению.
Налогоплательщикам нецелесообразно также отказываться от таких унифицированных форм, как кадровые документы, так как, помимо требований бухгалтерского учета, при их разработке были учтены нормы трудового законодательства.
Кроме того, учитывая, что новый Закон N 402-ФЗ не дает ответ на множество вопросов, которые могут возникнуть в ходе практической работы, налогоплательщику в 2013 году безопаснее ориентироваться на унифицированные формы. Тем более что разработка новых форм достаточно трудоемкий процесс, а типовые бланки уже существуют для учета:
- основных средств и нематериальных активов;
- материалов;
- кассовых операций;
- операций, связанных с оплатой труда;
- результатов инвентаризации.
Кроме того, Госкомстат разработал бланки, учитывающие специфику отдельных отраслей. Так, в настоящее время утверждены типовые бланки для учета:
- торговых операций (в том числе при продаже товаров в кредит и по договорам комиссии);
- операций на предприятиях общественного питания;
- денежных расчетов с населением с применением ККМ;
- капитального строительства и ремонтно-строительных работ;
- работы строительных машин и механизмов;
- операций на автомобильном транспорте;
- сельскохозяйственной продукции и сырья.
Если организация планирует применять унифицированные формы первичных документов, то в учетной политике в составе приложений к приказу об учетной политике необходимо утвердить самостоятельно разработанные формы первичных документов, унифицированные формы, в которые были внесены корректировки, а также формы первичных документов, которые до 01.01.2013 применялись в качестве унифицированных форм первичной учетной документации.
Отметим, в п. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ содержится указание на то, что первичные документы могут быть составлены в электронном виде. Однако для электронного документооборота свобода в отношении применения унифицированных первичных документов не очень хороша. Ведь чтобы обмениваться электронной "первичкой" через программы обмена, нужно, чтобы формы первичной документации были одинаковыми (совместимыми) у всех участников обмена. Поэтому если организация планирует осуществлять документооборот первичных документов в электронном виде, то необходимо применять унифицированные формы.
ФНС России уже предложила для электронного документооборота форматы наиболее востребованных первичных документов: товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@). Не исключено, что будут рекомендованы и другие формы.
По поводу оформления операций по договорам хранения.
В соответствии с п. 1 ст. 886 ГК РФ по договору хранения одна сторона (хранитель) обязуется хранить вещь, переданную ей другой стороной (поклажедателем), и возвратить эту вещь в сохранности.
Пункт 2 ст. 887 ГК содержит условия, при которых простая письменная форма договора хранения считается соблюденной, если принятие вещи на хранение удостоверено одним из документов, таких, как сохранная расписка, квитанция, свидетельство, а также каким-либо иным документом, подписанным хранителем (перечень открытый).
Следует отметить, что формы указанных документов не утверждены уполномоченными органами.
В ст.ст. 913-917 ГК РФ установлены лишь требования, предъявляемые к оформлению двойного и простого складских свидетельств, закреплены в ст.ст. 913-917 ГК РФ.
Требования к оформлению и заполнению складской квитанции, сохранной расписки, и иных документов ГК РФ не установлены, следовательно, организация-хранитель вправе разработать свои собственные формы.
Кроме того, при оформлении операций по договору хранения для учета приема-передачи и возврата товарно-материальных ценностей, переданных от поклажедателей на хранение организации-хранителю, организация может использовать унифицированные формы: Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма N MX-1) и Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма N MX-3), утвержденные постановлением Российского статистического агентства от 09.08.1999 N 66. Эти формы документов применяются как товарным складом, так и организацией, не являющейся таковой.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Сергеева Вероника
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена
30 января 2013 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.